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Paso 1
Alta de tu asistente

Cuéntanos tu clínica y te montamos el recepcionista.

Todo lo que escribas aquí es lo que tu asistente sabrá. Cuanto mejor lo cuentes, mejor atenderá a tus pacientes y menos tendrás que intervenir tú. Tardas unos 20 minutos, menos si nos lo cuentas hablando (en cada paso hay un micrófono), y se va guardando solo por si lo dejas a medias.

Solo es obligatorio lo que hace falta para montarlo: el nombre y el tipo de negocio, el horario, al menos un tratamiento con su precio, quién atiende, y tu móvil y tu correo. Lo demás, si no lo sabes, déjalo en blanco: el asistente te lo preguntará por WhatsApp cuando le haga falta. Y si un paso no va con vosotros, debajo del botón «Siguiente» tienes cómo saltarlo.

Tu clínica

Lo básico para que el asistente sepa quién eres.

¿Qué tipo de negocio es?
¿Atiendes tú solo o sois un equipo?
Si tienes web, la analizamos y tu asistente aprende de ella sin que tengas que escribirlo todo.

¿Qué pack quieres?

Elige uno. Todo lo que incluye va activo desde el primer día: no hay que encender nada.

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WhatsApp completo
Recepcionista de WhatsApp que contesta y reserva 24/7 · recordatorios de cita. Todo incluido.
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Completo con teléfono
Todo lo del pack WhatsApp + recepcionista de teléfono con voz que atiende las llamadas que no podéis coger y reserva hablando.
Elige el que has contratado (lo pone en tu factura).

¿Cuándo abrís?

Así el asistente solo ofrece citas cuando estáis abiertos.

Escríbelo como se lo dirías a un paciente. No hace falta que sea perfecto.
Días concretos que cerráis (festivos locales, puentes)
Con la fecha exacta el asistente no da ni una cita ese día. Lo que sea un periodo («del 1 al 15 de agosto») escríbelo arriba.
Saltado. Te lo preguntaremos más adelante, cuando haga falta.

¿Cómo lleváis las citas?

Según lo que uséis te preguntamos una cosa u otra. Sea lo que sea, lo montamos nosotros.

Perfecto: lo conectamos contigo en la llamada. Ahora no tienes que hacer nada.
Perfecto, con la agenda de papel no tienes que conectar nada. Nos lo apuntamos y lo vemos contigo en la llamada, antes de montar.

Cómo apuntáis las citas

¿Quién trabaja en la clínica?

Tú y tu horario

Si un paciente pide cita con alguien en concreto, el asistente necesita saber quién es y qué hace.

Tu nombre, lo que haces y cuándo das cita. Con eso el asistente sabe qué horas ofrecer.

Ponlos a todos, aunque solo pasen consulta algunos días. Si solo eres tú, pon tu nombre y sigue. Sin esto, el asistente no puede repartir las citas.
Ejemplo: Ana Gil · fisioterapia y suelo pélvico · L-J 9:00, 10:00, 11:00, 12:00 · 16:00, 17:00 · en el calendario la escribís «Ana»

¿Cuántos sitios tenéis para atender a la vez?

Sin esto, el asistente puede dar dos citas a la misma hora que no se pueden atender.

Importante: si tenéis una máquina o un espacio que se comparte entre varios tratamientos, cuéntalo abajo. Es el fallo número uno de los sistemas de citas automáticos.

Tus tratamientos y precios

El asistente les dirá estos precios a tus pacientes, así que ponlos exactos. Si un tratamiento solo lo hace una persona, o necesita un sitio concreto o un aparato del que solo hay uno, dilo en su fila: así nunca se dan dos a la vez.

Marca “se puede reservar” en los que quieras que el paciente pida cita solo. Los que necesiten valoración previa, déjalos sin marcar.
Saltado. Te lo preguntaremos más adelante, cuando haga falta.

Las normas de vuestras citas

Lo que el asistente tiene que decir cuando alguien quiere anular, llega tarde o no aparece.

¿Pides señal o pago por adelantado?

No hace falta que sea exacto. Sirve para dimensionar tu asistente y para saber cuánto os está costando hoy atender el teléfono.
Saltado. El asistente dirá que sois solo privados y que no hay bonos, sin preguntarte a ti.

Mutuas, pagos y facturas

Después de “¿cuánto cuesta?”, esto es lo que más os preguntan. Cada respuesta que pongas es una llamada que no atiendes.

Saltado. Te lo preguntaremos más adelante, cuando haga falta.

La primera visita

Casi todo el que os escribe por primera vez pregunta lo mismo: qué le van a hacer, cuánto dura y qué tiene que llevar.

Saltado. Quedan puestas las normas médicas universales, que ya son estrictas.Queda puesto lo de serie: ante cualquier duda, te lo pasa a ti.

¿Y si el paciente dice que es urgente?

Queremos que el asistente sepa cuándo NO debe seguir hablando y pasarte el aviso a ti.

Ya viene puesto de serie (no hace falta que lo escribas): el asistente nunca diagnostica, nunca dice qué tratamiento hace falta, nunca da pautas ni dosis, y nunca promete curación ni plazos. Ante cualquier duda médica, os lo pasa a vosotros.
Ya viene puesto de serie (no hace falta que lo escribas): el asistente nunca da consejos técnicos, nunca promete resultados ni plazos y, ante cualquier duda, te lo pasa a ti.
Saltado. Lo que te pregunten y no sepa, te lo trasladará por WhatsApp y se lo aprenderá.

Lo que te preguntan siempre

Esto es oro: cada duda que añadas es una que el asistente resuelve solo.

Cuanto más, mejor. Piensa en lo que os preguntan cada semana y no ha salido en los pasos anteriores: si se puede ir sin cita, si hay lista de espera… Lo que ya has contestado no hace falta repetirlo. Cada una que añadas es una llamada menos.
Saltado. Le pondremos un tono cercano y natural, que es el que mejor funciona.

¿Cómo quieres que hable?

La personalidad de tu asistente. Que suene a vosotros.

Tono

Tu asistente ya viene con lo básico puesto: no negocia precios, no inventa nada, no da consejo médico ni legal, y ante cualquier duda te avisa a ti.

Tu recepcionista de teléfono

Coge las llamadas con voz natural y da las citas hablando.

Funciona así: tus pacientes siguen llamando a tu número de siempre. Nosotros le ponemos un número al asistente y desviáis a él las llamadas que no podéis coger (te enseñamos a hacerlo).
En un móvil el desvío se pone con un código, en un minuto. Te lo damos cuando tu asistente esté probado.
En un fijo el desvío lo activa tu compañía: una llamada de dos minutos. Te decimos exactamente qué pedirles.
Si alguien pide hablar con una persona, le pasamos la llamada a tu móvil personal, que te pedimos más adelante.
Saltado. Te lo preguntaremos más adelante, cuando haga falta.

Lo propio de tu negocio

Esto es lo que nadie te pregunta y es justo lo que te hacen repetir cada día. Cuanto más concreto, menos te molestamos después.

Ya casi está

Tus datos de contacto y listo.

Para qué queremos tu móvil: es por donde tu asistente te escribirá por WhatsApp cuando un paciente pregunte algo que no sabe responder. En vez de inventarse una respuesta, te pregunta a ti. Le contestas como a cualquiera, él se lo traslada al paciente al momento y se lo aprende: la próxima vez responde solo.

También es el número al que pasamos una llamada si alguien pide hablar contigo. No se le da a nadie ni sale en ningún sitio.

El número que va a llevar el WhatsApp

Esto importa más de lo que parece. Si ese número está en WhatsApp Business, el asistente contesta en él y tú lo sigues teniendo en el móvil, con tus chats. Si está en el WhatsApp normal, antes hay que pasarlo a WhatsApp Business, que es gratis. Lo vemos contigo en la llamada, antes de tocar nada.
Pásalo hoy a WhatsApp Business: es gratis y conservas tus chats. WhatsApp pide que el número lleve 7 días en Business antes de conectarlo, así que cuanto antes lo hagas, antes funciona. Es instalar la app de WhatsApp Business y entrar con tu número; si prefieres, lo hacemos juntos en la llamada.
Perfecto: el asistente contestará en ese número y tú lo seguirás teniendo en el móvil, con tus chats.
Bien: lo damos de alta en WhatsApp Business al conectarlo. No tienes que hacer nada antes.

Para el contrato de protección de datos

Lo firmamos antes de encender tu asistente: es lo que dice la ley cuando tratamos datos de tus pacientes por ti.
Lo siguiente: una llamada con Lucas, de unos 30 minutos, para repasar lo que nos has contado y conectar tu WhatsApp y tu calendario. La reservas al enviar esto. No tienes que preparar nada; si hace falta alguna contraseña, va por un buzón seguro, nunca por WhatsApp.

Un último repaso

Esto es lo que nos has contado. Lo que falte no impide empezar: tu asistente te lo preguntará por WhatsApp cuando le haga falta. Pero cuanto más completo lo mandes, antes lo tienes funcionando y menos te molesta.

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Recibido, gracias.

Ya tenemos todo lo tuyo. Con esto montamos tu asistente: suele estar en unas 72 horas desde que tenemos tus respuestas y los accesos.

Desde tu panel verás cómo va el montaje y, cuando esté, todo lo que hace tu asistente.

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